Välkomstbrev
Välkommen
I denna anvisning har vi samlat information som du kommer behöver när du jobbar i Svenska kyrkans IT-miljö.
Kontakt
Om du stöter på problem, behöver hjälp eller har frågor så är du alltid välkommen att kontakta oss via följande kontaktvägar:
E-post: sos.malmo@svenskakyrkan.se
Telefon: 040-27 90 50
Våra öppettider är helgfri måndag - fredag kl. 8 - 16:30
Lokal kontaktperson
Kring varje enhet finns det en lokal kontaktperson som har direktkontakt med utsedd tekniker på IT-avdelningen. Kontaktpersonen fungerar som ett nav och samlar på sig frågor, diskussioner, hanterar problem med IT som inte supporten kan lösa och har kunskap om våra rutiner för beställningar.
Självhjälp
Vanliga frågor och svar, beställningar, utbildningsportal och dina pågående ärende hittar du på självhjälpsportalen https://svenskakyrkan.freshservice.com
Användarkonto
Gemensam inloggning (KNET)
KNET kallas det gemensamma inloggningssystem som alla i Svenska kyrkan använder. Det använder du för att logga in på din utrustning, nätverk, system och tjänster som är gemensamma för Svenska kyrkan, så som e-post, Kbok, Kyrksam, Kyrkspar, KOB, Microsoft 365-tjänster med flera.
Kontot skyddas med MFA (Tvåfaktorautentisering) vilket betyder att du behöver verifiera dig med SMS-kod eller autentiseringsapp för att komma åt systemen. Vi rekommenderar dig att använda Microsoft Authenticator som finns förinstallerad på din telefon.
Om du glömmer eller behöver återställa ditt lösenord:
1. Gå till sidan för lösenordsåterställning: https://losenord.svenskakyrkan.se
2. Klicka på Glömt lösenord eller Återställ lösenord.
3. Skriv in ditt användarnamn.
4. Du får se dina fyra sista siffror i numret som finns registrerat, klicka Skicka kod så får du ett sms med verifieringskod.
5. Skriv in koden i rutan.
6. Du får nu möjlighet att själv välja ett nytt lösenord.
Egen inloggning
För de system och tjänster som inte är gemensamma för Svenska kyrkan så används egna inloggningar för respektive system. Dessa inloggningar har egna kombinationer av användarnamn och lösenord. Exempel på system som använder egna inloggningar är Aveny, Adobe Creative Cloud, HRM Flex, Tidomat med flera.
Personlig inloggning
Dessa typer av konton är skapade av användaren själv. Eftersom IT-enheten inte tillhandahåller tjänsten/systemet så sköter användaren all hantering av kontot själv. Exempel på system med personlig inloggning är: iCloud/Apple-ID.
System och behörigheter
Behörigheter
Behöver du ytterligare behörigheter kan din chef eller kontaktperson beställa behörigheterna till dig. Alla behörigheter hittar man i tjänstekatalogen på självhjälpsportalen.
System
På vårt intranät har vi samlat en lista med alla digitala verktyg som Svenska kyrkan tillhandahåller. Vissa av systemen är applikationer som körs via fjärrskrivbord på datorn, och vissa av systemen är webbaserade och körs direkt i din webbläsare.
Länk till lista över alla digitala verktyg (https://axet-malmo.svenskakyrkan.se – Verktyg och länkar)
Systemstöd
Alla system som vi tillhandahåller har en systemägare och innehållsansvarig. Som innehållsansvarig så är man även sakkunnig, vilket innebär att man arbetar mycket i systemet och har god kännedom om systemet och dess funktioner. För frågor gällande funktioner i ett system kontaktar du innehållsansvarig.
Lista över systemansvariga för respektive system (https://axet-malmo.svenskakyrkan.se – Verktyg och länkar)
Standardprogram
Din utrustning levereras med följande lokalt installerade standardprogram: webbläsare Edge, produktivitetssviten Office365, PDF-läsare Adobe Reader och anpassade tillval för din tjänst/roll via Citrix eller Workspace One Hub (Företagsportal).
Webbläsare
Vi rekommenderar webbläsaren Edge som finns installerad på enheten. Genom att använda Edge minimerar du antalet inloggningsfrågor.
Populära länkar:
Axet: https://axet-malmo.svenskakyrkan.se
Flex: https://gas-flex.svenskakyrkan.se/HRM
WebAveny: https://aveny.svenskakyrkan.se/nyaaveny
E-post (Outlook)
Vi rekommenderar att du använder Outlook som finns installerat på enheten eller via webben https://office.com
Skapa signatur (https://svenskakyrkan.freshservice.com/ - Sök efter Signatur)
Ange frånvaro vid ledighet eller sjukdom (https://svenskakyrkan.freshservice.com – Sök efter Frånvarohantering)
Samarbetsverktyg och lagring (Teams och OneDrive)
Vi rekommenderar att du använder Teams och OneDrive som finns installerat på enheten eller via webben https://office.com
Dokumenthantering (Word, Excel, Powerpoint)
Vi rekommenderar att du använder Word, Excel och Powerpoint som finns installerat på enheten eller via webben https://office.com
Mallar för respektive program (https://axet-malmo.svenskakyrkan.se – Stöd i mitt arbete – Kommunikationsstöd – Mallar i Word och Powerpoint)
Citrix
Används för åtkomst till Svenska kyrkans verksamhetssystem. Gå till https://citrix.svenskakyrkan.se för att komma igång.
Workspace One Hub (Hubben)
Verktyg för att installera programvara och appar som organisationen tillhandahåller. Har du behov av ytterligare appar använder du den inbyggda butiken (App Store / Microsoft Store) eller beställer en installation via IT.
Lagring av dokument och filer
För att inte förlora viktiga dokument och filer rekommenderar vi dig att spara på följande platser:
Arbetsrelaterat material som endast rör dig och dina arbetsuppgifter ska sparas på OneDrive. Lagringsutrymmet i OneDrive är 1TB per användare.
Gemensamt material sparas under respektive Team. Teams anvisningar hittar genom att gå till https://axet-malmo.svenskakyrkan.se – Stöd i mitt arbete – IT-stöd – Systemstöd – Teams anvisningar
IT kan inte återskapa material som sparats lokalt på dina enheter. Om din enhet går sönder eller blir stulen så har vi ingen möjlighet att hjälpa till. Det som sparas i OneDrive eller Teams lagras tryggt i molnet, och du har åtkomst till materialet både via programmen installerade på din enhet och på webben via office.com.
Diarieföring görs i verktyget Public 360.
Material som omfattas av självavårdssekretess enligt 54 kap. 1§ kyrkoordningen får inte sparas digitalt.
Nätverk
Trådbundet (Ethernet)
Vi tillhandahåller trådbundet nätverk. Det går endast att koppla upp datorer och enheter som är med i vår domän till det trådbundna nätverket.
Trådlöst (WiFi)
Vi tillhandahåller trådlöst nätverk. Det finns tre olika nätverk som du kan ansluta dig till:
SVENSKAKYRKAN
Detta nät är enbart för arbetsutrustning, och enbart enheter som är med i vår domän kan ansluta till detta nätverk. Du loggas in automatiskt från en Windows-dator.
SVK-PERSONAL
Detta nätverk används av din arbetstelefon, mac och surfplatta. Du loggar in med din e-post och lösenord.
SVK-GUEST
Detta nät är avsett för gäster och för privat utrustning. För att ansluta godkänner du användarvillkoren.
Distansarbete
För att komma åt de interna resurserna använder du fjärrskrivbordet som du når via https://citrix.svenskakyrkan.se.
Skrivare och kopiatorer
Vi har en central skrivarlösning där du skriver ut till skrivaren 07-MAL-Flyttbar. Utskrifter kan hämtas från alla pastoratets skrivare inom tre dagar.
För att hämta ut dina utskrifter så behöver du identifiera dig. Första gången som du använder någon av våra skrivare så behöver du koppla ihop ditt taggkort med ditt användarkonto. Detta gör du genom att lägga passerkortet på skrivarens kortläsare och loggar in med dina uppgifter för KNET. Efter att inloggningen lyckats så är kopplingen klar, och nästa gång så behöver du endast använda taggkortet.
Vi tillhandahåller inte personliga skrivare.
Utrustning och tillbehör
Utrustning
Vi tillhandahåller utrustning anpassad för din tjänst. Datorer, telefoner och surfplattor är leasade och har garanti under hela leasingperioden. Garantin täcker oavsiktliga skador och stöld.
Tillbehör
Du kan se vårt utbud samt lägga beställningar genom självhjälpsportalen (https://svenskakyrkan.freshservice.com).
När du beställer via tjänstekatalogen så går det automatiskt ut ett mejl till din närmaste chef med en länk där han/hon kan godkänna eller avslå din beställning.
Ergonomisk utrustning
Vi tillhandahåller ergonomisk utrustning från märket Countour Design. Önskas utrustning från ett annat varumärke behöver du få din arbetsplats bedömd av en ergonom, som sedan kan rekommendera relevanta produkter.
Återvinning och återanvändning
När din utrustning är trasig eller har föråldrats så kommer vi att begära in den till oss för återvinning. Vår leverantör kommer och hämtar upp utrustningen och gör en bedömning om den kan återanvändas eller återvinnas. All utrustning ska åter till IT för att hanteras korrekt.
Leverans och returer
Internposten hanterar leveranser och returer inom pastoratet.
Du kommer att bli ombedd att använda internposten om du ska skicka in något till oss. När du skickar in utrustning till oss så behöver du ha två saker: ett ärendenummer och en retursedel.
Ett ärendenummer får du när du har registrerat ett ärende. Du registrerar ett ärende genom att kontakta oss via it.malmo@svenskakyrkan.se eller på 040-279050. Ärendenumret skriver du sedan in i retursedeln som du får skickad till din mejl.
Stöld, förlust och skada
Lämna inte utrustningen obevakad utan att vidta några åtgärder:
- Lås dörr/fönster.
- Skydd med säkerhetsvajer/säkerhetsbox.
- Lämna inte utrustningen synlig.
Lämnar du utrustningen för dagen skall den förvaras i låsbart skåp (förslagsvis i säkerhetsskåp), fastlåst med säkerhetsvajer eller i säkerhetsbox.
Stöld och förlust
a) Kontakta polis omgående
Vid stöld kan du ringa på tel 114 14 eller anmäla via polisen.se/stold. Vid förlust ska du anmäla via polisen.se/forlust. Tänk på att anteckna polisens diarienr!
b) Kontakta IT skyndsamt
Rapportera stöld eller förlust till IT (https://svenskakyrkan.freshservice.com/support/catalog/items/176).
c) Komplettera polisanmälan med identifikationsnummer/serienummer, modell och värdering via polisen.se/komplettera.
Skada
Har din utrustning skadats, exempelvis skadad skärm, anmäler du detta till IT.
Här rapporterar du en skada (https://svenskakyrkan.freshservice.com/support/catalog/items/172)
Telefoni och data-abonnemang
Växel
Växelfunktionen bemannas av COOR via Telia. Du når växeln via 040-27 90 00.
Med Touchpoint appen så har du möjlighet att via telefonen ställa in hänvisningar, komma åt pastoratets telefonbok och du kan även logga in och ut från dina svarsgrupper. Touchpoint finns förinstallerad på alla våra telefoner. Första gången man använder appen så behöver man aktivera tjänsten. Detta gör man genom att starta appen Touchpoint och följa instruktionerna på skärmen för att få en aktiveringskod via sms.
Hänvisa din telefon om du inte är anträffbar. Använder du Outlook kalender kommer bokade möten att hänvisas automatiskt om du inte anger statusen ledig.
Ställ in ett talsvar genom att ringa till 989 från din telefon och följ anvisningarna. Tala förslagsvis in ”Du har kommit till Namn Efternamn, Tjänstetitel / Arbetsplats. Tala in en meddelande efter tonen.”
Abonnemang
I abonnemanget ingår fria samtal och meddelande inom Sverige och 5 GB datatrafik inom EU/ESS.
Användningen utomlands/utlandssamtal och betaltjänster är spärrat för användning.